Los indicadores clave de rendimiento (KPI) ayudan a las empresas a entender lo bien que se está realizando el trabajo en relación con sus metas y objetivos estratégicos. En un sentido más amplio, un KPI proporciona la información de rendimiento más importante que permite a las partes interesadas saber si se va por buen camino.
Medir lo más importante
Los KPI’s sirven para reducir la complejidad del desempeño de una empresa, a un pequeño número de indicadores clave, a fin de hacerla más entendible. Este es el mismo enfoque que utilizamos en nuestra vida cotidiana. Un ejemplo claro:
Si vamos al médico, para analizar nuestra salud, nuestro doctor utiliza varios indicadores para comprender como nos encontramos, tales como; la presión arterial, nuestro peso, la altura, etc. Y así es como un doctor es capaz de analizar la complejidad de un cuerpo humano.
Pues bien, esto es lo que se trata de conseguir en una empresa para determinar sus KPI’s.
Problemas con los KPI
En la práctica, el uso de KPI son utilizados en exceso y con frecuencia se describe cualquier tipo de dato como medición en las métricas, para medir el rendimiento de un negocio.
Para evaluar el desempeño de un negocio, a menudo en lugar de identificar claramente las necesidades de información y luego el diseño de los indicadores más adecuados, nos centramos en identificar todo lo que es fácil de medir y contar, pero luego nos surge la duda… ¿Qué hacemos con todos estos indicadores de rendimiento?
¿Por qué medir el rendimiento?
La razón por la que medimos el rendimiento de una empresa es para poder evaluar todo aquellas acciones que realizamos para una mejora en nuestro negocio, pero hay que tener en cuenta que todo lo que medimos hay que estudiarlo. Los tres factores más importantes que nos ofrecen los KPI:
- Informes entendibles, para demostrar las acciones realizadas
- Control y seguimiento del trabajo realizado
- Aprender y mejorar.
Informes entendibles
Con los KPI podemos realizar informes destinados a las capas superiores de la empresa o para los clientes, que son totalmente entendibles para ellos y con una clara proposición informar de la evolución del rendimiento en la empresa, por ejemplo: informar de los estados financieros, informes de progreso, impacto entre los consumidores…
Control y seguimiento del trabajo realizado
Los indicadores de rendimiento se pueden utilizar para gestionar el control y seguimiento del trabajo que se realiza y ver el comportamiento de las personas que están asociadas al proyecto. En este caso, las medidas se utilizan para establecer los objetivos pertinentes y poder valorar e informar sobre las metas y los logros conseguidos. En este caso se puede demostrar quién está realizando su trabajo de forma efectiva, para poder valorar si merece un reconocimiento o recompensa por su trabajo.
Aprender y mejorar con los KPI
Con la ayuda de los KPI somos capaces de extraer aquella información que realmente aporta un valor respecto a nuestro rendimiento. Y el análisis diario, nos informa que acciones son las que realmente contribuyen una mejora en el rendimiento del negocio. Así que cada día lo que hacemos es aprender a mejorar sobre las acciones que realmente nos favorecen y mejoramos en nuestro rendimiento y conocimiento.
Los KPI son números y mucho más
Los KPI están asociados normalmente a la cuantificación y nos proporcionan una imagen objetiva y uniforme de la realidad. Sin embargo, esta forma de utilizar los KPI parece funcionar en algunos proyectos más que en otros.
Nos resulta fácil cuantificar las cosas como el dinero ganado, las transacciones de los clientes en un día, el número de acciones realizadas y además podemos contar el número de visitas de un servicio determinado, pero hay cosas que no son fáciles de contar. Cosas como la prestación de servicios en general, la cultura organizacional, los puntos fuertes de relaciones con los clientes o la reputación.
Por lo tanto la medición en nuestro mundo moderno va más allá de los números y también puede incluir palabras, imágenes y vídeos, para describir y evaluar el desempeño. La medición es mucho más que una actividad social. Basta con pensar en elegir un restaurante y reflexionar sobre las experiencias anteriores, en los restaurantes que hemos visitado y además es posible leer comentarios de restaurantes en sitios web de restaurante, con el fin de formarse una opinión acerca de los diferentes restaurantes de su zona. Tenemos un conjunto de factores diferentes que nos facilitan el rendimiento de un restaurante tales como, número de estrellas, el ambiente, la calidad de los alimentos, del servicio, el precio… Para poder elegir el mejor restaurante para una ocasión especial.
¿Podemos medir cualquier cosa?
Sí, no hay nada que no se pueda medir. Pero al mismo tiempo tenemos que ser conscientes de que no podemos diseñar los indicadores de rendimiento perfectos, para medir las cosas perfectamente. Los KPI están allí para darnos la información que nos ayuda a tomar las decisiones más acertadas. Se trata de reducir la incertidumbre, por lo que es aceptable utilizar indicadores indirectos.
Palabras, números, estrella o tráfico, son formas válidas de medición. Lo que más importa es que midas las cosas relevantes que te ayudarán a responder las preguntas que más importan en la empresa. Un indicador de rendimiento “indica” un nivel de rendimiento, pero no tiene la pretensión de “medir” el rendimiento total. Si, por ejemplo, se introduce un nuevo indicador para evaluar la satisfacción del cliente, este indicador nos dará una indicación de cómo los clientes se sienten, sin embargo, la satisfacción del cliente nunca será medida en su totalidad.
Cómo diseñar indicadores clave de rendimiento: La pregunta es la respuesta
Los KPI deben estar claramente vinculados a la estrategia, es decir, las cosas que realmente importan. Una vez que se han establecido, definido y asignado a la estrategia puedes empezar a diseñar los indicadores clave de rendimiento, para medir el progreso y obtener conocimientos pertinentes para ayudar a administrar y mejorar el rendimiento de la empresa. Los KPI le proporcionarán respuestas a sus preguntas más importantes. A su vez debería mejorar la toma de decisiones y llevar un mejor desempeño en el trabajo y en la empresa.
Un buen punto de partida sería hacerse las preguntas adecuadas para obtener las respuestas deseadas y así extraer aquellos indicadores que harán que mejore en el día a día.
¿Y tú ya has empezado a analizar tú rendimiento?
